Cấu trúc của Thẻ điểm cân bằng (BSC)

 Trong những bài viết trước, chúng ta đã tìm hiểu về khái niệm, vai trò và lợi ích của BSC. Vậy còn cấu trúc của BSC là gì? 

1. Cấu trúc mô hình Thẻ điểm cân bằng (BSC) 

Mô hình BSC gồm 4 thước đo là thước đo tài chính, thước đo khách hàng, thước đo quá trình nội bộ và thước đo học tập & phát triển. 

1.1 Thước đo tài chính

Với thước đo tài chính, BSC hỗ trợ doanh nghiệp đo lường, kiểm soát các kết quả về mặt tài chính. Tài chính bao gồm các yếu tố như chi phí khấu hao, chi phí cố định, lợi nhuận thu về, lợi tức đầu tư, ... Dù không phải yếu tố nào cũng dễ dàng đo đếm được ngay sau khi thực hiện nhưng chúng là sự xác nhận cho hiệu quả hoạt động đó. 

1.2 Thước đo khách hàng

Thước đo khách hàng giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi: khách hàng đang cảm thấy như thế nào với những sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Từ đây, bạn dễ dàng đưa ra các mục tiêu cụ thể và kế hoạch thực hiện tập tring vào độ hài lòng của khách hàng. 

1.3 Thước đo quá trình hoạt động nội bộ

Trong thước đo này, BSC giúp doanh nghiệp tự đánh giá, rà soát và rút ra bài học. Nghĩa là, vai trò của thước đo quá trình hoạt động nội bộ là đo lường chỉ số trong quá trình trọng tâm của doanh nghiệp như hiệu suất, tỷ lệ sai sót, ... Bên cạnh đó, thước đo này còn bao gồm năng lực hoạt động, thời gian phản hồi đơn hàng, ... 

1.4 Thước đo học tập và phát triển

Một trong những nhân tố ảnh hưởng đến nền tảng phát triển doanh nghiệp đó là chất lượng nguồn nhân lực và công cụ hỗ trợ làm việc. Mọi nhân tố đều có thể học tập, trau đồi tốt hơn song hành với sự phát triển không ngừng của khoa học - công nghệ. 

2. Mối quan hệ giữa các thước đo trong BSC

Bốn thước đo tưởng chừng độc lập nhưng chúng đều quan trọng như nhau và có mối quan hệ ảnh hưởng lẫn nhau. Thông thường, quy trình hoàn thiện các thước đo trong Thẻ điểm cân bằng (BSC) đươc thực hiện từ trên xuống dưới hoặc từ dưới lên trên. Nghĩa lad mỗi thành phần trong mô hình được hoàn thiện bởi một hoặc nhiều mô hình trước đó. 

Ngoài ra, tững yếu tố mục tiêu trong 4 thước đo này cũng có mối quan hệ nhân - quả với nhau. Ví dụ, với thước đo tài chính, việc giảm chi phí và tăng doanh thu đều dẫn tới một mục tiêu là tối đa hóa lợi nhuận. 

Trên đây là cấu trúc của BSC và mối quan hệ giữa các nhân tố. Mong rằng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu hơn về một công cụ quản trị thú vị BSC. 

Phát triển mục tiêu cho viễn cảnh quy trình nội bộ

 Sau khi tổ chức hình dung rõ ràng các mục tiêu tài chính và khách hàng thì những mục tiêu trong quy trình nội bộ sẽ được mô tả trong bản đồ chiến lược. Cùng làm rõ hơn trong bài viết này nhé!

1. Các quy trình quản lý khách hàng

Quy trình quản lý khách hàng mở rộng mối quan hệ với các khách hàng mục tiêu. Bốn quy trình quản lý khách hàng gồm chọn lọc khách hàng mục tiêu, thu hút khách hàng mục tiêu, giữ chân khách hàng và phát triển kinh doanh với khách hàng.

2. Các quy trình quản lý nghiệp vụ

Các quy trình quản lý nghiệp vụ liên quan tới quy trình làm việc để sản xuất và đưa sản phẩm/dịch vụ ra thị trường. Vì vậy, các mục tiêu liên quan đến việc tìm nguồn hay mua hàng thường được thể hiện trong bản đồ chiến lược.

Bên cạnh tìm nguồn hàng, nhóm quy trình này còn có thể bao gồm việc tạo ra sản phẩm/dịch vụ mới, phân phối và quản lý rủi ro.

3. Các quy trình đổi mới, cải tiến

Các quy trình cải tiến để phát triển sản phẩm, dịch vụ thường có vai trò giúp tổ chức thâm nhập thị trường và phân khúc khách hàng mới. Quản lý đổi mới bao gồm nhóm quy trình chính: xác định cơ hội cho sản phẩm/dịch vụ mới, quản lý danh mục nghiên cứu và phát triển, thiết kế và phát triển, mang sản phẩm/dịch vụ mới ra thị trường.

4. Các quy trình điều chỉnh và xã hội

Các tổ chức nên duy trì mối quan hệ tích cực với các nhà điều chỉnh và viên chức chính phủ, đồng thời, tôn trọng các quy định về chính sách nhân viên, môi trường, đầu tư vào cộng đồng, …

Ngoài ra, một công ty phải vừa đóng góp và vừa dựa vào sự thịnh vượng của cộng đồng. Trên bản đồ chiến lược, các mục tiêu có thể là “trở nên thân thiết với cộng đồng”, “đóng góp và sự phát triển bền vững của cộng đồng”, …

Áp dụng Thẻ điểm cân bằng (BSC) trong doanh nghiệp

 Thẻ điểm cân bằng (BSC) sẽ là công cụ quản trị tuyệt vời nếu biết cách sử dụng hợp lý. Vậy áp dụng BSC như thế nào để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp? 

1. Bước 1: Kiểm soát các dữ liệu trong BSC

Khi thực hiện đo lường hiệu quả mà không phải từ góc độ chiến lược nghĩa là bạn đang lãng phí thời gian và công sức của mình. Vì vậy, nếu doanh nghiệp đang có quá nhiều dữ liệu cần đưa vào BSC, hãy bắt đầu với việc xác định rõ chiến lược và đặt nó lên một trang giấy. 

2. Bước 2: Đo lường và đánh giá các yếu tố mục tiêu trong BSC

Để đo lường và đánh giá các mục tiêu khác nhau, bạn có thể quy ước một hệ thống ký hiệu hoặc màu sắc. Vì dụ sử dụng màu sắc: 

- Màu đỏ: Yếu tố mục tiêu cần bổ sung thêm tài nguyên hoặc cần có sự trợ giúp đến từ bên ngoài để mọi thứ đi đúng định hướng. 

- Màu vàng: Yếu tố mục tiêu gần như đã đi đúng hướng hoặc gặp một chút trở ngại có thể tự xử lý. 

- Màu xanh: Yếu tố mục tiêu đang đi đúng định hướng. 

3. Bước 3: Gắn KPI ứng với các yếu tố mục tiêu

Thẻ điểm cân bằng là một công cụ quản lý chiến lược dựa vào kết quả đo lường và đánh giá. Trong khi đó, KPI là công cụ quản lý hiệu suất để giao trách nhiệm cho nhân viên và đánh giá xem họ đã làm đúng chiến lược hay chưa. Một nhà quản trị thông thái sẽ lựa chọn sử dụng đồng thời BSC và KPI. 

4. Bước 4: Kết nối các yếu tố mục tiêu với nhau

Bạn nên sử dụng mũi tên 1 chiều để kết nối và thể hiện mối quan hệ giữa các yếu tố mục tiêu. Có thể linh hoạt kết nối hai mục tiêu trong cùng thước đo hay gom 2 mục tiêu lại thành nguyên nhân của một mục tiêu khác nhau, một mục tiêu dẫn tới hai mục tiêu khác, .... Tóm lại là không mục tiêu nào đứng độc lập một mình. 

Trên đây là cách thức áp dụng Thẻ điểm cân bằng (BSC) trong doanh nghiệp. Mong rằng với bài viết này bạn sẽ thực hiện BSC hiệu quả nhất mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. 

Khó khăn trong quá trình ứng dụng BSC

 Doanh nghiệp hay tổ chức phải đối mặt với không ít khó khăn và thách thức trong quá trình triển khai và ứng dụng BSC. Cùng tìm hiểu xem đó là gì nhé!

1. Thách thức

- Thứ nhất, một số doanh nghiệp theo đuổi mục tiêu ngắn hạn, thiếu tính chiến lược và phối hợp trong hệ thống. Và như bạn cũng biết, đặc trưng của BSC là đề cao sự phối hợp chặt chẽ để đạt được mục tiêu tăng trưởng dài hạn. Vì vậy, trong quá trình triển khai gặp phải những xung đột bên trong hệ thống.

- Thứ hai, thiếu nhận thức chung về ý nghĩa và cách thức vận hành BSC do tính hệ thống và cập nhật liên tục của Thẻ điểm cân bằng BSC. Các phòng ban và nhân viên có xu hướng tập trung vào công việc của mình, dẫn tới sự hiểu biết khác nhau về vấn đề này. Do đó, khi triển khai sẽ có sự không đồng bộ giữa các cấp độ trong tổ chức.

- Thứ ba, lãnh đạo hiểu về sự cần thiết của BSC nhưng cam kết vẫn chưa cao. BSC thường gắn với vai trò của CEO, lãnh đạo cấp cao và nhà quản lý. Bên cạnh đó, xu thế giao khoán công việc này cho bộ phận chuyên trách khiến quá trình triển khai đi vào những bế tắc bởi thiếu sự dẫn dắt và định hướng đồng bộ với tính cam kết cao của lãnh đạo.

2. Khó khăn

- Nhận thức: Đội ngũ của tổ chức xem Thẻ điểm cân bằng (BSC) như là phương tiện kiểm tra, giám sát hơn là phát triển hiệu quả công việc. Điều này là do tổ chức thiếu văn hóa phối hợp và cam kết.

- Kỹ năng: Thiếu kỹ năng về xây dựng mục tiêu, quản lý nhân sự.

- Văn hóa: Tập trung vào các công việc và mục tiêu cá nhân dẫn tới thiếu sự phối hợp, liên kết trong tổ chức.

Doanh nghiệp tốn thời gian xây dựng BSC, KPI và triển khai gặp khó khăn, rơi vào tình trạng bế tắc. Dẫn tới việc mất công xây dựng và hiệu quả không cao. Hệ quả sau đó là nhân sự mất động lực, tổ chức tiêu tốn nguồn lực và mất phương hướng trong việc nâng cao hiệu suất.

Cách xác định và phân loại chỉ số KPI

 KPI là công cụ đo lường chất lượng công việc qua các chỉ tiêu định lượng như tỷ lệ, số liệu cụ thể theo thời gian. Vậy làm thế nào để xác định KPI và có những loại chỉ tiêu KPI nào trong doanh nghiệp? Cùng khám phá nhé!

1. Cách xác định chỉ số KPI

Quá trình tạo ra KPI phải gắn liền với một mong muốn trong khoảng thời gian cụ thể của doanh nghiệp hay tổ chức. Các câu hỏi để xác định KPI thường là: 

• Công ty mong muốn có kết quả gì? Tại sao?
• Cách thức đo lường và tác động đến quá trình đạt được kết quả đó là gì?
• Ai là người chịu trách nghiệm?
• Làm thế nào để biết bạn, phòng ban của bạn đã đạt được kết quả như mục tiêu đã đề ra?
• Xem xét và đánh giá quy trình đạt mục tiêu như thế nào?

2. Phân loại chỉ tiêu KPI

4 loại chỉ tiêu KPI thường gặp nhất trong doanh nghiệp hiện nay. 

1. KPI vận hành

KPI vận hành là loại KPI phổ biến nhất trong doanh nghiệp và thường được áp dụng trong khoảng thời gian ngắn. Loại KPI này giúp chúng ta biết được các công việc của mỗi cá nhân, mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đang diễn biến như thế nào, có hiệu quả hơn. 

Do vậy, KPI vận hành hướng tới hiệu suất và tiến độ công việc nên mang tính cụ thể và rõ ràng. Ví dụ: KPI của vị trí SEO content thường được đo lường bởi số lượng bài viết theo tuần/tháng, số bài viết/từ khóa lên top tìm kiếm, …

2. KPI chiến lược 

Trái ngược với KPI vận hành thì KPI chiến lược là chỉ số cấp cao và được những nhà quản lý, CEO của doanh nghiệp sử dụng. Thay vì đo lường các chỉ số cụ thể, KPI chiến lược hướng tới tầm nhìn lớn hơn, gắn với các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Ví dụ: KPI của CEO có thể là mở rộng chi nhánh, tăng trưởng lợi nhuận, …

2.3 KPI sơ cấp 

KPI sơ cấp được dùng để dự đoán hiệu suất công việc trong tương lai. Loại KPI này tương đối khó xây dựng vì nó phụ thuộc nhiều vào thực tế triển khai hoặc các tác động khách quan bên ngoài như nhu cầu thị trường, xu hướng, …

2.4 KPI thứ cấp 

KPI thứ cấp là chỉ số KPI được sử dụng để xác định kết quả của hiệu suất công việc đã hoàn thành trong quá khứ. KPI thứ cấp dễ dàng đo lường được vì chỉ cần dựa vào dữ liệu, số liệu trong quá khứ.

Trên đây là cách xác định và phân loại KPI. Mong rằng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu hơn về chỉ số KPI nhé!

4 yếu tố cần có trong bản đồ chiến lược (BSC)

 Để xây dựng bản đồ chiến lược, cần có những yếu tố nào? Cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!

1. Yếu tố tài chính

Doanh nghiệp nào cũng vậy, họ luôn tìm kiếm những giải pháp tối ưu để gia tăng lợi nhuận. Và đó cũng là mục tiêu tài chính hàng đầu mà tổ chức hướng tới. Với khía cạnh tài chính trong bản đồ chiến lược, có 2 nhóm chiến lược chính để có thể gia tăng lợi nhuận đó là tập trung vào tăng trưởng năng suất (mục tiêu ngắn hạn) và doanh thu (mục tiêu dài hạn). 

Một chiến lược tăng trưởng doanh thu hay được áp dụng là xây dựng mối quan hệ với khách hàng, giữ chân và thu hút họ với mục đích tăng tỷ lệ chuyển đổi. Về chiến lược năng suất, doanh nghiệp thường chú trọng vào việc giảm chi phí đầu vào, sản xuất ra một lượng hàng với ít nguồn lực hơn.

2. Yếu tố khách hàng

Định vị giá trị khách hàng là một trong các giá trị cốt lõi trong bản đồ chiến lược. Vậy nên, yếu tố khách hàng xếp ngay sau yếu tố tài chính. Để thực hiện sứ mệnh này, doanh nghiệp phải chú ý một số nguyên tắc sau:  

- Dẫn đầu sản phẩm (Product Leadership) 

- Vận hành tối ưu (Operational Excellence)

- Mối quan hệ mật thiết với khách hàng (Customer Intimacy) 

3. Yếu tố quy trình nội bộ

Với mục tiêu về tài chính và khách hàng đã xác định, quy trình nội bộ trong bản đồ chiến lược sẽ là yếu tố hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đặt ra. Hầu như mọi công ty đều phải hoạch định và cải tiến quy trình cùng với việc vận hành liên quan đến hoạt động, khách hàng, dịch vụ, …

• Thúc đẩy tăng trưởng thông qua đổi mới và mở rộng thị trường
• Nâng cao giá trị khách hàng
• Hợp tác tốt với các bên liên quan 
• Môi trường được vận hành hiệu quả.

4. Yếu tố học tập và phát triển

Nguồn lực lao động có tác động không nhỏ đến sự thành công của một tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, yếu tố học tập và phát triển trong bản đồ chiến lược yêu cầu mỗi cá nhân phải rèn luyện, học tập để phát triển bản thân từng ngày 

Có thể thấy, xây dựng bản đồ chiến lược cần có sự kết hợp của 4 yếu tố: khách hàng, tài chính, quy trình nội bộ và học tập & phát triển. Và bốn yếu tố này được xây dựng từ trên xuống dưới, quan hệ chặt chẽ với nhau. 

KPI có quan trọng với sự phát triển doanh nghiệp?

 Có nhiều lý do cho thấy vai trò quan trọng của chỉ số KPI đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu xem đó là gì nhé!

1. KPI giúp hoạch định chiến lược của doanh nghiệp

Dựa vào báo cáo KPI, nhà quản lý dễ dàng đưa ra những bước hoạch định chiến lược sát nhất với con số hiện tại và kế hoạch phát triển trong thời gian tới. 

Hiểu đơn giản, KPI giúp định hướng sản phẩm, dịch vụ chính xác hơn và đánh đúng nhu cầu và tâm lý tiêu dùng để tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Bên cạnh đó, khuyến khích nhân viên phát huy tối đa hiệu quả công việc, tạo sự liên kết giữa các phòng ban. 

2. KPI giúp đo lường mục tiêu trong tổ chức

KPI là một phương pháo đo lường các mục tiêu và chi tiêu hiệu quả. Từ đó, nhà quản lý nhanh chóng nhìn ra vấn đề và đưa ra quyết định để đạt được mục tiêu nhanh hơn. 

3. KPI tạo động lực phát triển cho mỗi cá nhân

Không phải dự án hay chiến dịch nào cũng có thể đạt được kết quả như mong muốn. Nhưng bằng cách theo dõi hiệu quả theo KPI, doanh nghiệp tạo ra môi trường không ngừng học tập và tiến bộ. 

Nhờ KPI, các phòng ban dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện công việc tại mọi thời điểm mà không cần chờ đến cuối tháng, cuối quý hay kết thúc dự án. 

4. KPI giúp tiếp nhận các thông tin quan trọng nhanh chóng

KPI đưa ra "bức tranh" tổng thể về hiệu suất trong doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đang trong một thị trường cạnh tranh cao, thông tin đó có thể đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực "đánh bại" đối thủ của họ. Các dữ liệu thời gian thực mà KPI cung cấp cho phép doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh hệ thống. 

5. KPI cảnh báo nguy cơ không đạt mục tiêu chiến lược

KPI là cơ sở để phân tích doanh nghiệp một cách chuẩn xác dựa trên báo cáo, thống kê bằng con số. Nhờ vậy việc kiểm soát các mục tiêu, chiến lược kinh doanh trở nên dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn. 

Có thể nói, KPI là một phần không thể thiếu đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Và để KPI phát huy tối đa hiệu quả, doanh nghiệp nên áp dụng linh hoạt theo tình hình thực tế.