Cắt giảm tổn phí nhân viên - nói dễ, làm khó

Tham khảo từ : http://blognhansu.Net/2013/06/29/cach-quan-ly-nhan-su-nhu-the-nao-cho-hieu-qua

Cắt giảm tổn phí   nhân viên   - nói dễ, làm khó

Tại nhiều công ty, ngân sách dành cho nguồn nhân công đôi khi chiếm đến 50% tổng phí tổn. Và ngân sách này cứ càng càng ngày càng “phình” ra theo thời gian. Làm thế nào để quản trị được ngân sách này song song giảm thiểu phí tổn viên chức nhằm tăng hiệu quả kinh doanh? Sau đây là một số bí quyết cắt giảm chi phí viên chức khá có ích mà tập san Secret firmu muốn san sẻ với các ông chủ đơn vị.

Tại một số doanh nghiệp, nơi mà nhân tố con người đóng vai trò gần như quyết định tới lợi nhuận và sự sống còn của doanh nghiệp (tỉ dụ các cơ quan săn đầu người, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ IT…), chi phí dành cho nhân sự thường chiếm khoảng trên dưới 60%. Còn tại các cơ quan khai thác dầu khí hay sản xuất, mặc dù chi phí dành cho viên chức thường không phải là vấn đề sống còn bởi lợi nhuận của các doanh nghiệp này phụ thuộc cốt tử vào máy móc, thiết bị hơn là phụ thuộc vào nhân tố con người, thì mức phí dành cho nhân sự vẫn càng ngày một “nở” ra.

Khái quát, tổn phí viên chức thường được chia ra thành hai loại: phí trực tiếp và tổn phí gián tiếp. Khi cần hà tằn hà tiện ngân sách, giải pháp đơn giản nhất mà các ông chủ vẫn thường ứng dụng – đó là tinh giản biên chế, xếp đặt lại cơ cấu nhân sự. Song, đây chỉ là một trong những giải pháp “chữa cháy” theo kiểu “giật gấu vá vai” của những công ty “cò con” mà hiệu quả thu được lại chẳng như trông chờ. Vì vậy mà cách thức này không được coi là chọn lựa khôn ngoan, khi mà thị trường nguồn nhân công luôn nằm trong tình trạng mất cân bằng về cung cầu. Điều luôn ám ảnh các ông chủ đơn vị vẫn là việc làm sao để tìm ra các giải pháp cắt giảm phí tổn nhân viên một cách khôn ngoan và hiệu quả.

Tạp chí Secret Firmu đã đưa ra 4 giải pháp chiến lược nhằm giảm thiếu tối đa phí viên chức:
   Biện pháp hành chính: Cắt giảm phí tổn gián tiếp với sự tham dự hăng hái của các bộ phận kinh doanh
   giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức: hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong cơ quan cũng như hệ thống bảng biểu bộc lộ công tác
   biện pháp đãi ngộ: Chỉnh sửa, đổi thay hoặc hoàn thiện chính sách đãi ngộ thích hợp với nhiệm vụ, chiến lược của công ty.
   Giải pháp chất lượng: gắn liền với chính sách   tuyển dụng   nguồn nhân lực

Biện pháp hành chính
Nhiệm vụ: Giảm thiểu chi phí tổ chức hành chính

Hiệu quả: kiệm ước tới 30% tổng chi phí

Công ty Hilti là một ví dụ điển hình cho biện pháp tiện tặn này. Cách đây không lâu, do đối tác cung cấp dịch vụ vé phi cơ đòi tăng giá nên ban giám đốc đơn vị đã tổ chức đấu thầu để chọn ra đối tác phù hợp. Và kết quả là doanh nghiệp đã giảm được khá nhiều phí nhờ vào việc tổ chức đấu thầu này. Số tiền tiết kiệm được, Ban giám đốc doanh nghiệp quyết định đầu tư vào việc xây dựng một bãi đỗ xe khép kín có hệ thống lò sưởi chống rét vào mùa đông - điều mà các nhân viên đơn vị ước mong từ lâu. Biết xác định đâu là khoản cần tần tiện, đâu là việc cầu đầu tư, tiêu xài – đó chính là điều mà các chuyên gia quản lý của Hilti tâm niệm. Bình thường, phí tổn cho việc tổ chức nơi làm việc của viên chức chiếm tới 40% tổng chi phí - một khoản không nhỏ đối với nhiều cơ quan. Và dĩ nhiên, các ông chủ đơn vị phải nghĩ cách giảm thiểu khoản tổn phí này, bằng mọi cách. Không ít các đơn vị mua bàn ghế, máy tính…cho viên chức với giá rẻ nhất, thậm chí là đồ đã qua sử dụng nhằm tiện tặn ngân sách. Song, khái quát, hiệu quả của các biện pháp cắt giảm phí gián tiếp thường không rõ nét lắm bởi tác dụng của nó phải sau một thời gian dài mới có thể kiểm nghiệm được. Vì vậy, một phương pháp khác với tên gọi là tùng tiệm sáng tạo được nhiều doanh nghiệp có tầm nhìn xa, ưa thích sử dụng.

Trong một đơn vị nọ, Ban giám đốc quyết định mua cho nhân viên loại máy tính màn hình phẳng tinh thể lỏng, và cố nhiên, với giá cao hơn những chiếc máy tính thông thường. Ban sơ, khi nhìn thấy bảng báo giá, vị tổng giám đốc đã “tá hỏa” vì cho rằng đó là một trò xa xỉ. Song, sau khi suy đi tính lại, ông quyết định “bấm bụng” xuống tiền vì những chiếc máy tính này trên thực tại lại có lợi hơn so với những chiếc máy tính đời cũ: ít hao điện, chiếm ít diện tích trên bàn do cấu hình mỏng, gọn nhẹ, và điều quan yếu hơn, chúng không hại mắt khi sử dụng.

Tại một cơ quan quảng cáo danh tiếng, Ban giám đốc đã tiện tặn ngân sách bằng cách thiết kế cho nhân sự loại bàn ghế làm việc …di động. Nếu tính đến khả năng chuyển di văn phòng sang địa điểm khác, cơ quan sẽ phải tốn khá nhiều chi phí cho việc vận chuyển. Và vì vậy, họ đã quyết định chọn loại bàn ghế di động và cho lắp đặt đường truyền Internet Wi-Fi. Với cách thiết kế này, nhân sự có thể làm việc thoải mái, ngay cả khi cần chuyển di vị trí giữa bộ phận này với phòng ban khác.
Một cách thức khác - hà tiện thời kì bằng cách phân bố lịch làm việc hợp lý, được khá nhiều đơn vị sinh sản lựa chọn. Ví dụ như công ty Betline chuyên về lĩnh vực nghiên cứu khoa học kỹ thuật cho các dự án trò chơi trên mạng, đã nghĩ ra một thời gian biểu “đặc biệt” cho người cần lao. Nhân viên ở đây làm việc theo lịch 3/3, nghĩa là làm việc liên tục ba ngày liền, mỗi ngày 11 tiếng, sẽ được nghỉ ba ngày sau đó. Với lịch làm việc này, cơ quan tằn tiện được phí tổ chức nơi làm việc: máy tính, bàn ghế, điện nước, trà, cà phê…, trong khi vẫn đảm bảo việc thực hành đơn hàng của đối tác.

Một cách thức hà tiện khác mà hiệu quả của nó có thể nhìn thấy ngay – đó là việc chối từ các dịch vụ không cần thiết đối với hoạt động của công ty. Ví dụ, các cuộc gọi đi động, điện thoại liên thức giấc hay việc tải các file mp3 từ Internet… có thể sẽ “ngốn” khá nhiều ngân sách của doanh nghiệp. Nếu cảm thấy những khoản chi này không hợp lý, bạn cần triệt để cắt giảm hoặc hạn chế sử dụng.
Điều phức tạp nhất đối với các ông chủ công ty – đó là việc huấn luyện nhân viên của mình biết hà tiện, dù là những tổn phí nhỏ nhất. Không ít doanh nghiệp đã kêu gọi nhân sự của mình tằn tiện phí văn phòng phẩm bằng cách sử dụng giấy in loại rẻ tiền hoặc sử dụng giấy đã in một mặt. Thậm chí, các vị lãnh đạo đơn vị còn tự nêu gương cho nhân viên của mình bằng cách mua vé phi cơ hạng thường như Ingvar Cambrad - giám đốc điều hành IKEA Matxcơva. Tại tập đoàn này, tất cả các top manager đều tuân theo một quy định bất di bất dịch: chỉ được phép mua vé tàu bay hạng thường mỗi khi đi công tác.

Biện pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Nhiệm vụ: tiện tặn phí tổn cơ cấu tổ chức
Hiệu quả: tần tiện tới 40% tổng chi phí

Bộ máy nhân sự kềnh càng, chức năng nhiệm vụ chồng chéo…chính là yếu tố gây lãng phí cho cơ quan. Tuy nhiên, khác với giải pháp hành chính, biện pháp tổ chức đòi hỏi nhiều công sức và nỗ lực từ lãnh đạo đơn vị.

“Bất cứ một nhân sự nào cũng có đôi lúc không sử dụng hiệu quả chức năng và trách nhiệm của mình cũng như quỹ thời gian dành cho công tác. Tất nhiên, không một ai trong số họ lại đồng ý với điều này. Do vậy, bạn chỉ có thể chứng minh cho họ thấy bằng các con số cụ thể”, - Giám đốc nhân sự của một công ty đầu tư xây dựng, nhận xét.

Để giải quyết vấn đề này, nhiều đơn vị đã sử dụng phương pháp đánh giá chức năng nhiệm vụ của nhân sự. Quy trình đánh giá này bao gồm nhiều giai đoạn. Trước tiên, cần phải phân tích kỹ lưỡng tất cả các hoạt động của nhân viên, cố nhiên là với sự tham dự, tham mưu của các trưởng phòng ban, trên cơ sở đó đưa ra các đánh giá về vai trò của nhân viên. Bước tiếp theo là loại trừ những hoạt động kém hiệu quả của viên chức, nếu chúng thực sự không mang lại giá trị gia tăng cho doanh nghiệp hoặc hiệu quả của chúng không cân xứng với phí mà cơ quan đã đầu tư cho cá nhân đó. Tất cả các bước này đều có tác động một mực đến chất lượng cũng như chi phí   quản lý nhân sự   của doanh nghiệp: càng đánh giá đúng chức năng nhiệm vụ của viên chức, bạn càng có cơ sở để lập ngân sách   lương   thưởng một cách hợp lý.

Giải pháp đãi ngộ

Nhiệm vụ: thay đổi hệ thống lương thưởng và chế độ đãi ngộ cần lao
Hiệu quả: kiệm ước từ 20-30% tổng phí tổn

Tùng tiệm nhân công mà không cắt giảm trực tiếp phí tổn lương thuởng – đó là nhiệm vụ vô cùng nặng nại và phức tạp đối với các ông chủ doanh nghiệp. Biện pháp đãi ngộ có thể giúp bạn thực hành việc này một cách dễ dàng.

Nhiều doanh nghiệp sử dụng hình thức trả lương “đặc biệt” nhằm giảm thiểu áp lực từ các cơ quan thuế vụ đối với quỹ lương. Phương án khác – đổi thay hệ thống lương thưởng nhằm tạo ra sự phụ thuộc tối đa giữa mức thu nhập của viên chức với kết quả làm việc của họ. Tổng thể, mục tiêu trước nhất của các ông chủ khi sử dụng cách thức này – đó là giảm thiểu “phần mềm” đồng thời tăng “phần cứng” cho viên chức, vừa tằn tiện được ngân sách cho doanh nghiệp, vừa tạo ra động lực làm việc cho người lao động.

Một cách thức khác được coi là khá hiệu quả - đó là việc chọn ra các chế độ đãi ngộ, tưởng thưởng có lợi cho đơn vị trong một thời đoạn nhất thiết nào đó. Một công ty chuyên về kinh doanh thiết bị nhà bếp đã đặt kế hoạch phát triển hệ thống khách hàng mới. Và để thực hành nhiệm vụ này, Ban giám đốc đã quyết định áp dụng chính sách đãi ngộ mới thay cho chính sách cũ đã không còn đủ sức quyến rũ các viên chức kinh doanh trong thời buổi cạnh tranh. Và với chính sách mới này, viên chức vừa có thể đóng góp cho cơ quan vừa có thời cơ có thêm nguồn thu nhập chính đáng.

Giải pháp chất lượng

Nhiệm vụ: Tuyển chọn đúng người, đúng việc

Hiệu quả: hà tiện tới 20% tổng phí

Để kiệm ước phí nhân sự, nhiều cơ quan thường muốn   tuyển dụng   những nhân sự thường ngày, không có kinh nghiệm làm việc, và dĩ nhiên là với mức lương rẻ mạt. Đó có thể là các sinh viên vừa mới tốt nghiệp ra trường đang mỏi mòn kiếm công ăn việc làm để tồn tại với mức thù lao biểu tượng. Hoặc cũng có thể là những ứng cử viên không có bằng cấp, kiến thức cơ bản, song có chút xíu kinh nghiệm làm việc. Ngoài ra, phương án này không phải bao giờ cũng tỏ ra hiệu quả, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, công nghệ cao hay dịch vụ ngân hàng…

Một ngân hàng nọ trước đây thường tuyển các sinh viên vừa tốt nghiệp ra trường để   đào tạo   . Cách đây không lâu, Ban giám đốc nhà băng quyết định tuyển dụng một ê kíp mới vào vị trí quản trị dự án - một dự án đòi hỏi ứng cử viên phải hội đủ nhiều kỹ năng và phẩm chất của người làm quản lý cũng như kinh doanh. Song song, Ban giám đốc cũng đưa ra quyết định cắt giảm 10% nhân viên - những người có trình độ thấp hoặc đang đảm nhận những vị trí không quan yếu lắm và thay vào đó là việc ứng dụng các phần mềm công nghệ cao. Với một hàng ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, có uy tín, có tầm nhìn, ngân hàng này bước đầu đã gặt hái thành công nhất quyết. Đương nhiên, chế độ lương lậu cũng như đãi ngộ lao động đối với các chuyên gia cấp cao này hoàn toàn cân xứng với chất xám mà họ đã bỏ ra.

Một biện pháp nữa cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu phí tổn nhân viên - đó là xây dựng một thương hiệu mạnh cho đơn vị. Song, đây lại là một bài toán nan giải, tốn kém và đòi hỏi thời gian, công sức của toàn thể mọi thành viên trong công ty. Thương hiệu của cơ quan chính là thứ tài sản vô hình tạo ra niềm tin, lòng trung thành của nhân sự. Rất nhiều ứng viên muốn được đầu quân cho các cơ quan danh tiếng, cho dù mức lương ở đó không quyến rũ bằng nơi khác, thậm chí thỉnh thoảng còn thấp hơn mức thị trường. Một thống kê của RosExpert cho thấy rằng, nhiều đơn vị ít danh tiếng thường chiêu dụ tài năng bằng cách đưa ra mức lương thưởng quyến rũ, nhiều khi cao hơn 20-50% so với mức mà các đơn vị danh tiếng đưa ra.

Ngoại giả, việc tạo ra thương hiệu tốt nhằm thu hút nhân tài không phải là chuyện ngày một ngày hai mà là nhiệm vụ dài hạn, đòi hỏi đơn vị phải bỏ nhiều công sức cũng như nguồn lực tài chính. Giá trị của một thương hiệu tốt không dễ dàng đánh giá được, và đây vẫn là vấn đề muôn thuở của những ai thật sự muốn kinh doanh chân chính, nghiêm túc. Bởi thế mà có thể nói rằng, nhiều khi người ta phải mất cả hàng chục năm để tạo ra một dấu ấn thương hiệu.

Quantri.Vn